Datenschutzerklaerung

1. Verantwortliche fuer den technischen Betrieb

Fuer den technischen Betrieb von cube.freizeitverein.net und die dabei stattfindenden zentralen Verarbeitungen sind verantwortlich:

FreizeitVerein b.life - Better Living Is For Everyone, ZVR 989057374, sowie
Freizeitverein Rush - Reden und Spass haben, ZVR 926523681.

Kontakt: FreizeitVerein
Liebenauer Hauptstrasse 251d
8041 Graz-Liebenau, Oesterreich
E-Mail: office@freizeitverein.eu
Telefon: +43 720 51 71 42
Mobil: +43 688 60 84 26 82

Soweit ueber das System Kommunikation fuer eigenstaendige Projekte, Vereine oder sonstige Stellen abgewickelt wird, kann die jeweilige Stelle fuer Inhalt, Zweck und Empfaenger:innen dieser konkreten Kommunikation zusaetzlich oder eigenstaendig datenschutzrechtlich verantwortlich sein.

2. Art und Zweck des Dienstes

cube.freizeitverein.net ist ein zugangsgeschuetzter Webmail- und Groupware-Dienst auf Basis von Roundcube. Er dient berechtigten Nutzer:innen zur E-Mail-Kommunikation sowie - je nach freigeschalteter Funktion - zur Verwaltung von Identitaeten und Konten, Kontakten, Adressbuechern, Kalendern, Aufgaben, Mailregeln, Vorlagen, Anhaengen, Wiedervorlagen, zeitversetztem Versand und weiteren Organisationsfunktionen.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach konkretem Nutzungskontext insbesondere:

• gemaess Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchfuehrung eines Nutzungs-, Mitgliedschafts-, Projekt- oder sonstigen Rechtsverhaeltnisses erforderlich ist,
• gemaess Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO fuer den sicheren, stabilen und zweckmaessigen Betrieb der Kommunikations- und Groupware-Infrastruktur, die IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr,
• gemaess Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten eine Verarbeitung oder Aufbewahrung erfordern,
• und, soweit im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich und eingeholt wird, gemaess Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Aufruf des Dienstes und Server-Logfiles

Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu koennen insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL bzw. Datei, HTTP-Status, uebertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Referrer-Angaben gehoeren.

Die Daten dienen der Bereitstellung, Stabilitaet, Fehleranalyse, IT-Sicherheit sowie der Erkennung und Abwehr von Missbrauch oder Angriffen.

5. Anmeldung, Authentifizierung und Sitzungen

Bei der Anmeldung werden insbesondere Benutzername bzw. E-Mail-Adresse, ausgewaehlte Domain, Authentifizierungsdaten sowie technische Sitzungs- und Sicherheitsdaten verarbeitet. Anmeldedaten werden verwendet, um die Berechtigung gegenueber den angebundenen Mail- bzw. Groupware-Diensten zu pruefen und eine geschuetzte Sitzung aufzubauen.

Zur Aufrechterhaltung der Anmeldung werden technisch notwendige Session-Cookies bzw. vergleichbare Sitzungsinformationen eingesetzt. Ohne diese ist der geschuetzte Dienst nicht funktionsfaehig. Analyse-, Werbe- oder Marketing-Tracker sind fuer die Anmeldung nicht vorgesehen.

6. E-Mail und Postfaecher

Bei der Nutzung von Webmail werden insbesondere folgende Daten verarbeitet, soweit sie in der jeweiligen Kommunikation vorkommen:

• E-Mail-Adressen und weitere Absender- und Empfaengerdaten,
• Betreff, Nachrichteninhalt, Header- und Zustellinformationen,
• Anhaenge und eingebettete Inhalte,
• Ordner, Markierungen, Statusinformationen und sonstige Postfach-Metadaten,
• Daten ueber Versand, Entwuerfe und technisch erforderliche Fehler- oder Zustellinformationen.

Der Webmail-Dienst greift fuer die eigentliche Mailbox- und Versandfunktion auf die konfigurierten IMAP-/SMTP-Dienste, insbesondere mail.freizeitverein.net, zu. Empfaenger:innen einer versendeten E-Mail erhalten naturgemaess die fuer die Nachricht bestimmten Inhalte und Absenderinformationen.

7. Identitaeten, Kontowechsel und Mailpruefung

Der Dienst kann mehrere E-Mail-Identitaeten bzw. Konten verwalten und den Wechsel zwischen diesen Konten ermoeglichen. Dabei koennen Kontobezeichnungen, E-Mail-Adressen, Serverzuordnungen, technische Verbindungsdaten und Statusinformationen wie ungelesene Nachrichten verarbeitet werden.

8. Kontakte und CardDAV

Bei Nutzung von Kontakten und Adressbuechern werden die von Nutzer:innen angelegten oder synchronisierten Kontaktdaten verarbeitet, etwa Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften, Organisationen, Notizen und weitere im Kontakt gespeicherte Angaben.

Bei aktivierter CardDAV-Synchronisation werden die erforderlichen Daten mit dem jeweils konfigurierten CardDAV-Dienst ausgetauscht. Umfang und Speicherort richten sich nach der konkret eingerichteten Datenquelle.

9. Kalender, CalDAV und Aufgaben

Bei Nutzung von Kalender und Aufgaben koennen insbesondere Titel, Beschreibungen, Zeiten, Orte, Teilnehmer:innen, Erinnerungen, Wiederholungen, Aufgabeninhalte und Statusinformationen verarbeitet werden. Bei aktivierter CalDAV-Anbindung werden diese Daten mit dem jeweils konfigurierten Kalenderdienst synchronisiert.

10. Mailregeln und Sieve

Werden serverseitige Mailregeln verwendet, werden die von Nutzer:innen definierten Filterbedingungen und Aktionen verarbeitet und an den konfigurierten Sieve-Dienst uebermittelt. Dies kann beispielsweise Regeln fuer Verschieben, Weiterleiten, Abwesenheitsmeldungen oder andere automatisierte Mailaktionen betreffen.

11. Komfort- und Versandfunktionen

Je nach freigeschalteter Funktion koennen zusaetzliche Daten verarbeitet werden:

• Snooze / Wiedervorlage und Follow-up: Nachrichtenkennungen, Zeitpunkte, Status- und Erinnerungsinformationen.
• Smart Folders: gespeicherte Such- und Filterkriterien sowie daraus abgeleitete Ansichten.
• Antwortvorlagen / Responses: gespeicherte Textbausteine und Vorlagen.
• Attachment Center: Metadaten und Inhalte von Anhaengen, soweit diese Funktion verwendet wird.
• Zeitversetzter Versand: Nachricht, Empfaenger:innen, geplanter Versandzeitpunkt, Queue- und Statusinformationen bis zur Ausfuehrung oder Stornierung.
• Massmailer: ausgewaehlte oder importierte Empfaengerlisten, Nachricht und Anhaenge sowie Queue-, Fortschritts- und Statusdaten.

Bei Aussendungen sind die jeweils verantwortlichen Nutzer:innen bzw. Stellen dafuer verantwortlich, dass Empfaenger:innen rechtmaessig adressiert werden und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen oder sonstige Rechtsgrundlagen vorliegen.

12. Optionale Microsoft-OneNote-/Graph-Anbindung

Der Dienst kann eine optionale Verbindung zu Microsoft OneNote ueber Microsoft Graph bereitstellen. Diese Funktion wird nicht fuer die blosse Anmeldung bei cube.freizeitverein.net benoetigt und wird erst genutzt, wenn eine berechtigte Person die Microsoft-Verbindung bzw. eine entsprechende OneNote-Funktion bewusst verwendet.

Dabei kann eine Verbindung zu Microsoft hergestellt werden. Verarbeitet werden insbesondere OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken, technische Verbindungsdaten sowie jene E-Mail-, Anhangs- oder Notizdaten, die durch die ausgewaehlte Funktion an OneNote uebertragen oder von dort abgerufen werden. Die Token werden nutzerbezogen serverseitig gespeichert, soweit dies fuer die bestehende Verbindung erforderlich ist.

Fuer Datenverarbeitungen durch Microsoft gelten zusaetzlich die fuer das verwendete Microsoft-Konto und die Microsoft-Dienste massgeblichen Vertrags- und Datenschutzbestimmungen. Eine Verarbeitung in Staaten ausserhalb des EWR kann je nach Dienstkonfiguration nicht vollstaendig ausgeschlossen werden; in diesem Fall sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten.

13. Technisch notwendige Cookies und lokale Einstellungen

Roundcube verwendet technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheitsmechanismen. Zusaetzlich koennen lokale Einstellungen, etwa Sprache oder Oberflaechenpraeferenzen, im Browser oder im Nutzerprofil gespeichert werden. Diese Daten dienen der Funktion und Sicherheit des Dienstes und nicht der werblichen Nachverfolgung.

14. Daten von Kommunikationspartner:innen und anderen Quellen

Nicht alle im System verarbeiteten personenbezogenen Daten werden direkt von der betroffenen Person erhoben. Eingehende E-Mails, Einladungen, Kontakte oder andere Kommunikationsdaten koennen von Absender:innen, Organisator:innen, anderen Nutzer:innen oder konfigurierten Synchronisationsdiensten stammen. Quelle ist in diesen Faellen die jeweilige Kommunikation oder der von Nutzer:innen eingebundene Dienst.

15. Empfaenger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur soweit erforderlich offengelegt. Empfaenger oder Kategorien von Empfaengern koennen insbesondere sein:

• die bestimmungsgemaessen Empfaenger:innen versendeter Nachrichten, Termine oder sonstiger Kommunikation,
• Hosting-, Mail- und technische Infrastruktur-Dienstleister, soweit sie im Rahmen des Betriebs Daten verarbeiten,
• konfigurierte CardDAV-, CalDAV- oder sonstige Synchronisationsdienste,
• Microsoft bei aktivierter Microsoft-/OneNote-Funktion,
• Behoerden oder sonstige Stellen, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht.

16. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies fuer den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Insbesondere gelten folgende Kriterien:

• Postfachinhalte bleiben grundsaetzlich bis zur Loeschung durch berechtigte Nutzer:innen oder nach Massgabe der jeweiligen Mailbox- bzw. Aufbewahrungsregeln gespeichert.
• Kontakte, Kalender, Aufgaben, Einstellungen und Vorlagen bleiben grundsaetzlich bis zu ihrer Loeschung, bis zur Aufhebung der jeweiligen Synchronisation oder bis zur Beendigung des Benutzerkontos gespeichert.
• Zeitversetzte Nachrichten und Massmailer-Queues werden bis zur Verarbeitung, Stornierung oder technisch erforderlichen Nachbearbeitung vorgehalten.
• OAuth-Token werden nur solange gespeichert, wie die jeweilige Microsoft-Verbindung besteht bzw. fuer ihre technische Abwicklung erforderlich ist.
• Server- und Fehlerlogs werden nur solange vorgehalten, wie dies fuer Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse oder gesetzliche Nachweise erforderlich ist.

17. Datensicherheit

Es werden angemessene technische und organisatorische Massnahmen eingesetzt, um Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schuetzen. Der Webzugriff wird verschluesselt ueber HTTPS bereitgestellt. Interne Konfigurations-, Log- und Systembereiche sind fuer den oeffentlichen Webzugriff gesperrt.

18. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine ausschliesslich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO sowie werbliches Profiling sind fuer diesen Dienst nicht vorgesehen.

19. Rechte betroffener Personen

Nach Massgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Loeschung, Einschraenkung der Verarbeitung, Datenuebertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese fuer die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausuebung dieser Rechte kann die Kontaktadresse office@freizeitverein.eu verwendet werden.

20. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehoerde zu beschweren. In Oesterreich ist dies die:

Oesterreichische Datenschutzbehoerde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at

21. Aenderungen dieser Datenschutzerklaerung

Diese Datenschutzerklaerung wird angepasst, wenn sich Funktionen, angebundene Dienste oder die Datenverarbeitung dieses Systems wesentlich aendern.

Stand: Oktober 2026